Les étapes du catalogage
Eviter les doublons en vérifiant si la carte n’est pas déjà cataloguée sur le Sudoc.
Si tel n’est pas le cas, les informations nécessaires à l’identification de la carte sont saisies, via le logiciel WinIBW, dans les champs correspondants :
Le titre, la date d’édition, le nom des auteurs (IGN, USGS…) la langue, le pays d’édition et la nature du document (couleur ou monochrome, carte pliée, plan, atlas, etc..), l’échelle, les coordonnées, les points géodésiques et les repères de nivellement, les courbes bathymétriques, la nature des relevés (terrain, photographies satellites ou aériennes), le support et le mode de reproduction sont des informations obligatoires.
La carte comporte-elle un index, un texte ? Est-elle accessible à tout lecteur ou bien nécessite-t-elle une formation particulière ? Quelle technique de projection emploie-t-elle ?

Ensuite viennent des zones de notes facultatives ou pouvant être complétées ultérieurement par un autre agent. Quand certaines informations ne figurent pas sur le document (l’échelle par exemple), le catalogueur doit les calculer ou les estimer.

Obligatoires ou facultatives, ces zones numérotées conditionnent la nature des renseignements.
Pour exemple,  
206 = zone exclusive aux cartes pour les échelles et les coordonnées
315 = zone de note pour les précisions et commentaires
600 = liens reliant les documents entre eux dans le cas des séries
700 = zone destinée aux auteurs
…ce qui donne une idée du nombre de champs à connaître !

Dernière étape, l’apposition d’un code-barre bien sûr, unique et spécifique à la bibliothèque de géographie qu’on associera à sa cote dans SIERRA, le logiciel de localisation des documents de la bibliothèque.