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La rédaction d'un e-mail (ou courriel)

Dans vos courriels à un enseignant ou à un service administratif, mieux vaut suivre quelques usages si vous voulez obtenir une réponse adaptée à votre demande.

Le sujet doit être court et précis.

Exemples : Question à propos du devoir du 12 mars / Un problème pour ma réinscription / Demande d’aide pour une réorientation…
Les enseignants et les personnels administratifs reçoivent des dizaines d'e-mails par jour dont beaucoup de spams. Ils évaluent leur pertinence d'un coup d'oeil et rejettent ou repoussent à plus tard les e-mails à l'intitulé flou et plus encore, ceux qui n’ont pas d’intitulé.
Mauvais exemples : Absence d'intitulé / J'ai une question / Question en géo / Etudiant en géographie /

Le courriel commence par une formule de politesse. C'est l'équivalent écrit d'une salutation orale.

Bonjour Madame ou Bonjour Monsieur est la formule courante. Madame ou Monsieur est l'usage classique.
Mauvais exemples : absence de salutation / Salut ! / Hello
Les enseignants et les personnels administratifs ne sont ni vos potes ni des machines.

Après avoir sauté une ou deux lignes, le message commence.

Commencez par vous identifier. Je suis Prénom NOM (n° d’étudiant) en (L1/L2/L3/M1/M2) de géographie (de sociologie, d’informatique…)

Votre demande est décrite dans la première ligne.

Exemples : Je n'ai pas reçu ma note de... / J'ai reçu un mail pour une carte en retard mais je l'ai rendue / Je souhaiterais savoir si je peux m’inscrire à votre cours / Pouvez-vous me conseiller un ouvrage qui correspond au thème de votre cours

Si l’objet de votre message est une réclamation, évitez les coups de colère et les injures. Par exemple, plutôt que « putain ! c’est quoi cette note de merde ? », il vaut mieux écrire « je souhaiterais comprendre pourquoi vous m’avez donné une mauvaise note à mon devoir ».

Les explications sont indiquées ensuite. Elles doivent être courtes et précises.

N'oubliez pas que vous êtes un étudiant parmi des centaines d'autres (d’où la nécessité de commencer par vous identifier) et que les enseignants et personnels administratifs ont besoin d'informations pour répondre au mieux à votre demande.
Le message ne doit pas dépasser quelques lignes. Dans le cas contraire, mieux vaut prendre rendez-vous pour expliquer votre demande de vive voix.

Le courriel finit par une formule de politesse et une signature.

Cordialement est la formule passe-partout. Respectueusement est l'usage classique.
Signez en indiquant votre nom. Si votre demande est complexe, ajoutez votre n° de téléphone car quelquefois la réponse est plus facile à donner par oral que par écrit.

Le message doit être relu et corrigé avant son envoi.

Repérez les fautes de frappe et les mots manquants. Vérifiez l'orthographe, la grammaire et les points en fin de phrase. Supprimez les émoticônes, les abréviations, les points d'exclamation, les mots en majuscule.

! Notre service de relecture. Vous pouvez envoyer votre mail pour relecture à Fabienne Bourgeois ou Nathalie Rigaud.

Votre destinataire recevant des dizaines de demandes par jour, la réponse ne sera pas forcément immédiate. Il est donc inutile, pour un courriel envoyé à 9 h 54, d’en envoyer un second à 11 h 22 en protestant que vous n’avez pas encore rien reçu. Idem pour un message envoyé à 23 h 41 et une relance le lendemain matin à 7 h 06...

Relance

Si, au bout de quelques jours, vous n’avez pas reçu de réponse, vous pouvez renouveler votre envoi. Reprenez l'ancien sujet et ajoutez Relance. Reprenez le message et insérez une phrase d'explication au début.
Exemples : Je me permets de vous renvoyer ma demande concernant ma réorientation / Je vous ai envoyé un mail à la date du... et comme je n’ai pas encore reçu de réponse, je me permets de vous écrire une nouvelle fois.

Deux liens pour devenir un expert du mail :

Si vous aimez les messages courtois. Conseils aux étudiants Sciences de l'Antiquité de l’École normale supérieure.

Conseils pour rédiger un message professionnel. Utile pour écrire en dehors du monde étudiant.